Gérer ses mails n’est pas très glamour : ce n’est pas une tâche passionnante à accomplir mais elle peut vous faire gagner du temps !
Cependant, si vous possédez plusieurs comptes de messagerie, comme c’est le cas de la plupart des gens aujourd’hui.
La gestion de la boîte de réception est une tâche qui doit être effectuée régulièrement pour éviter que les boîtes de réception ne soient remplies de spam.
Pour rester organisé et éviter tout stress inutile, vous devez mettre en œuvre des stratégies de gestion de la boîte de réception dans votre vie aussi rapidement que possible.
Si vous avez l’impression que votre boîte de réception est devenue un véritable fouillis et que vous ne trouvez plus rien lorsque vous en avez besoin, cet article vous aidera à gérer votre boîte de réception une fois pour toutes.
Étape 1 : Rassemblez vos messageries
Si vous avez plusieurs messageries et que vous ne savez pas quoi en faire, vous avez plusieurs possibilités.
La première consiste à créer un système de dossiers dans lequel vous placez les e-mails de chaque compte dans un dossier spécifique : cela peut fonctionner, mais cela peut demander beaucoup de temps et d’énergie pour tout organiser.
Une autre option consiste à regrouper vos comptes de messagerie en un seul compte : cela vous permet de rechercher facilement les e-mails et d’y accéder depuis n’importe quel appareil.
Disons que vous avez un compte de messagerie pour le travail, un pour votre vie personnelle et un pour votre activité .
Au lieu de devoir vous connecter à trois comptes différents, vous pouvez vous connecter à un seul compte et synchroniser les trois comptes en même temps.
Étape 2 : Utilisez des filtres pour gérer ses mails
De nombreux services de messagerie intègrent des fonctions de filtrage qui vous permettent d’organiser automatiquement les e-mails dans des dossiers en fonction de l’objet de l’e-mail, de son auteur ou des mots qu’il contient.
Lorsque vous créez des filtres, veillez à utiliser des mots-clés pertinents et spécifiques aux e-mails que vous recevez fréquemment.
Par exemple, si vous recevez fréquemment des e-mails de votre mère concernant la famille, vous pouvez créer un filtre pour les e-mails contenant le mot clé « famille ».
Si votre liste de choses à faire contient des éléments liés au travail, vous pouvez créer un filtre qui envoie automatiquement les e-mails contenant le mot clé « tâche » dans un dossier distinct.
L’utilisation de filtres est un moyen simple d’organiser manuellement vos e-mails et de vous assurer que vous ne manquez rien d’important.
Étape 3 : Entraînez-vous à moins consulter vos e-mails
C’est vraiment la meilleure façon de gérer votre boîte de réception : cela vous évitera les distractions ou de procrastiner chaque fois que vous vous connectez à votre compte de messagerie.
Il est facile de cliquer sur un e-mail, puis sur un autre et encore un autre jusqu’à ce que vous ayez perdu la notion du temps.
Il est très fréquent que les gens consultent leurs e-mails fréquemment, et beaucoup le font toutes les heures.
Des études ont montré que le nombre optimal de fois par jour pour consulter ses e-mails est d’une seule fois, comme pour la boite aux lettres.
Toutefois, il vous faudra quelques essais pour y parvenir : vous pouvez essayer de consulter vos emails à différents moments de la journée, par exemple une fois le matin, une fois l’après-midi et une fois le soir.
Étape 4 : Soyez efficace
Un mail lu est un mail traité : pour être efficace, commencez les e-mails par date croissante et fixez-vous un nombre d’ e-mails à traiter.
Dès la première lecture du mail, vous devez être capable de le qualifier :
– c’est une information à transmettre ou juste à lire pour information ?
– c’est une date à enregistrer dans l’agenda ? Enregistrez sans attendre et archivez le.
– c’est une question ou une action à faire ? Si cela prend moins de 2 minutes, faites le tout de suite sinon programmez l’action dans l’agenda puis archiver le mail.
– c’est une publicité ? Désabonnez-vous sans attendre.
– c’est un sujet pour lequel il y a des échanges de mails ? Faites une recherche rapide pour afficher à l’écran tous les mails sur le même sujet : soit cela peut être traité en quelques minutes, soit un dossier est à créer pour les traiter.
Dans tous les cas toujours se poser les questions « Est ce que l’e-mail est pour moi ? » et « Est ce que c’est à moi d’y répondre ? » Sinon le transmettre et déléguer l’action à faire.
Conclusion : Utilisez des outils pour gérer ses mails
La meilleure façon d’y parvenir est de regrouper vos comptes de messagerie, d’utiliser des filtres pour organiser automatiquement vos e-mails et de vous entraîner à consulter votre boite e-mails moins souvent.
Il existe également une variété d’outils que vous pouvez utiliser pour vous organiser.
Grâce à ces conseils, vous pouvez facilement gérer votre boîte de réception et vous assurer que vous ne voyez que les e-mails que vous voulez voir.
